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給与計算

従業員が少なければ、給与計算も社内で処理できる?

月に一度は発生する従業員への給与支払い。

「従業員が少ないから、業務の合間に処理できる」
「パートやアルバイトばかりなのに、わざわざ外部委託するのはもったいない」

そう考えて、自社で金額を計算されている事業主様も多いと思います。

ところが、この判断が思わぬミスを招きます。

  • 数字の集計ミス、計算式の誤りなど、単純なミスを見逃した
  • 社会保険料や雇用保険料の設定が古いままだった
  • 残業代や遅刻・早退の計算方法を間違えていた
  • 本来なら残業代や深夜割増が必要なのに、タイムカードを見ていなかった
  • 短期間に大量のタイムカードを読まないといけないので、他の仕事ができない
  • 急用で計算途中の書類を置いたまま席を外し、従業員にデータを覗かれた
  • 仕事を任せていたベテラン社員が入院し、計算できるものが他に誰もいない

計算間違いに気づかない限り、本来払う必要のなかった金額は会社の持ち出しになってしまいます。
従業員から少なく払っていた事を指摘されれば、過去2年分を遡って払うことになります。

小さな会社にこそ、アウトソーシングが必要です

市販の給与ソフトやクラウドベースの給与計算サービスを使えば、これらの問題は解決するのでしょうか?

確かに手書きや表計算ソフトを使う場合に比べ、作業時間は短くなり、計算ミスも減ります。

しかし給与ソフトは決して安くありませんし、毎年の更新費用も掛かります。
法改正があった時は自分できちんと変更を反映させなければなりません。
社会保険料は最低でも年2回変わりますし、雇用保険料も年によって変わります。
所得税も毎年のように細かい部分が変更されています。

クラウドサービスの場合、法改正は自動的に反映されますが、人数によって金額が変わるため、従業員が増えると費用も膨大なものになります。
また、勤怠管理システムを導入せず、紙のタイムカードを使い続けようとすると、タイムカードを社内で集計しなければなりませんので、給与締切日から支給日までの短期間に業務が集中する問題は解決できません。

そして何より、就業規則や社内の動きに沿って給与計算が行われるよう設定するのは利用する側であり、サービス提供元で自動的に反映できるものではありませんから、サポートに任せておけばすべて安心というわけではありません。

扶養家族が増えれば、所得税の金額に影響します。
昇給させれば、毎月の給与額はもちろん、社会保険料にも影響する可能性を考えなければなりません。

給与ソフトを導入しても、クラウドサービスに移行しても、定期的に、あるいは不定期に発生する変更内容を反映させるには、結局「人間による手作業」が不可欠なのです。
それなりの規模になれば社内に担当者を置いたり、給与計算システムを根本から刷新することもできますが、中小企業では、他の業務の合間に事業主様や庶務担当者の方が計算をしているのが実情ではないでしょうか。

  • すべてを社内で運用する
  • 一部を外部へ委託する
  • 完全に外部へ委託する

時間・手間・知識・費用のうち、何を節約し、何にコストを掛けるかは、会社によって変わります。
部分的にでも外部へ委託することで、社内での業務軽減を考えておられる場合、お気軽にご相談ください。

ご要望ございましたら、お気軽にお問い合わせ下さい。

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